FAQ - Häufig gestellte Fragen zum Thema Ihr KI-Telefonassistent

Ist mein Unternehmen auch außerhalb der Geschäftszeiten erreichbar?

Ja. Der KI-Telefonassistent kann Anrufe rund um die Uhr entgegennehmen – 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche. Auch nachts, an Wochenenden oder Feiertagen bleibt Ihr Unternehmen erreichbar. So geht keine Anfrage verloren, selbst wenn Sie gerade nicht ans Telefon gehen können.

Wie schnell kann ich den KI-Telefonassistenten einrichten?

Die Einrichtung dauert in der Regel nur wenige Minuten und erfordert kein technisches Vorwissen oder Programmierkenntnisse.

Die Einrichtung erfolgt in drei Schritten:

1. Wissen hinterlegen: Geben Sie Ihre Website-URL an. Der KI-Telefonassistent analysiert Ihre Website und übernimmt Informationen wie Leistungen oder Öffnungszeiten automatisch. Zusätzliche Informationen können Sie jederzeit manuell ergänzen.
2. Assistent konfigurieren: Wählen Sie eine Stimme aus und legen Sie fest, welche Informationen die KI bei Anrufern abfragen soll, beispielsweise Kundennummern oder Terminwünsche.
3. Rufumleitung aktivieren: Richten Sie die Weiterleitung Ihrer Telefonnummer ein.

Falls Sie Unterstützung benötigen, finden Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen im Hilfe-Center. Außerdem können Sie den KI-Telefonassistenten 30 Tage kostenlos testen.

Link Hilfe-Center: https://www.united-domains.de/help/

Kann ich meine bestehende Telefonnummer weiterhin nutzen?

Ja. Ihre aktuelle Geschäftsnummer bleibt unverändert bestehen und muss weder portiert noch ausgetauscht werden.

Der KI-Telefonassistent wird über eine einfache Rufumleitung eingebunden. Ihre Kundinnen und Kunden erreichen Sie weiterhin unter der gewohnten Nummer. Sie entscheiden selbst, wann der KI-Telefonassistent Anrufe übernehmen soll.

Zusätzlich erhalten Sie eine neue Rufnummer, die als Ziel für die Weiterleitung dient oder direkt genutzt werden kann.

Wie lernt der KI-Telefonassistent mein Unternehmen kennen?

Der KI-Telefonassistent lernt die wichtigsten Informationen direkt von Ihrer Website. Nach Eingabe Ihrer URL analysiert er Inhalte wie Leistungen, Produkte oder Öffnungszeiten automatisch.

Darüber hinaus können Sie im Dashboard weitere Informationen in einer eigenen Wissensdatenbank hinterlegen. Auf dieser Grundlage beantwortet die KI Kundenanfragen selbstständig und zuverlässig.

Kann ich festlegen, wann die KI Anrufe übernimmt?

Selbstverständlich. Sie behalten jederzeit die Kontrolle über Ihren Telefonservice.

Über den Anliegen-Manager definieren Sie individuelle Regeln für Anrufe und legen fest, wann Gespräche automatisch weitergeleitet werden sollen – beispielsweise bei Verkaufsanfragen oder Notfällen.

Die Anzahl der Weiterleitungsziele hängt vom gewählten Tarif ab:

• Basis: ein Weiterleitungsziel
• Pro: bis zu fünf Weiterleitungsziele
• Unlimited: unbegrenzte Weiterleitungsziele

Bei einer Weiterleitung wird die Original-Rufnummer des Anrufers übertragen. Dadurch sehen Sie sofort, wer anruft, und können das Gespräch nahtlos übernehmen.

Kann ich den KI-Telefonassistenten vor dem Kauf testen?

Ja. Sie können den KI-Telefonassistenten 30 Tage kostenlos testen.

Zusätzlich steht Ihnen eine Demo-Nummer zur Verfügung, über die Sie die Technologie bereits vor dem Kauf live erleben können.

Nach der Einrichtung können Sie den Assistenten auf zwei Arten testen:

• Direkt-Anruf über die im Dashboard bereitgestellte Rufnummer
• Web-Anruf über den integrierten „Test Call“-Button

Erst wenn alles Ihren Anforderungen entspricht, aktivieren Sie die offizielle Rufumleitung.

Klingt die KI natürlich und professionell?

Ja. Der KI-Telefonassistent wurde speziell für natürliche und professionelle Gespräche entwickelt.

Je nach Tarif stehen bis zu 14 verschiedene Stimmen zur Verfügung. Zusätzlich können Sie festlegen, ob Kundinnen und Kunden mit „Sie“ oder „Du“ angesprochen werden.

Dank moderner Sprachverarbeitung führt die KI Gespräche in ganzen Sätzen. Klassische Telefonmenüs mit Ansagen wie „Drücken Sie die 1“ entfallen.

Erkennen Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?

Ja. Der KI-Telefonassistent stellt sich zu Beginn des Gesprächs als KI beziehungsweise digitaler Assistent vor und weist auf die Datenschutzhinweise hin.

Diese transparente Kommunikation ist für einen rechtskonformen Betrieb erforderlich. Die Erfahrung zeigt, dass viele Kundinnen und Kunden eine schnelle und kompetente Unterstützung durch eine KI gegenüber Warteschleifen oder besetzten Leitungen bevorzugen.

Was passiert bei Fragen, welche die KI nicht beantworten kann?

Der KI-Telefonassistent greift primär auf die Informationen Ihrer Website und Wissensdatenbank zurück.

Wenn keine verlässliche Antwort vorliegt, erfindet die KI keine Informationen. Stattdessen informiert sie die anrufende Person darüber und nimmt die Anfrage für einen Rückruf oder die weitere Bearbeitung auf. So bleibt die Kommunikation professionell und verlässlich.

Kann die KI dringende Anrufe oder Notfälle erkennen?

Über den Anliegen-Manager kann der KI-Telefonassistent bestimmte Schlüsselbegriffe wie „Notfall“, „Wasserschaden“ oder „akute Schmerzen“ erkennen.

Solche Anrufe werden automatisch nach Ihren Vorgaben weitergeleitet oder lösen eine Sofort-Benachrichtigung aus. Dadurch können wichtige Anliegen schnell an die richtige Person gelangen.

Wie werde ich über eingegangene Anrufe informiert?

Nach jedem Anruf erhalten Sie automatisch eine E-Mail mit den wichtigsten Informationen:

• Telefonnummer des Anrufers
• Gesprächszusammenfassung
• Anliegen des Anrufers

Zusätzlich steht Ihnen im Dashboard eine Anrufhistorie mit Informationen zu Anzahl, Dauer und Inhalt der Gespräche zur Verfügung.

Im Tarif Unlimited können diese Daten über API-Schnittstellen auch an eigene Systeme übertragen werden.

Terminvereinbarungen werden direkt in unterstützte Kalendersysteme wie Cal.com oder Calendly eingetragen.

Kann die KI die Stimmung von Anrufern erkennen?

Der KI-Telefonassistent nutzt moderne Technologien wie Natural Language Processing (NLP) und Sentiment-Analyse.

Dadurch kann die KI die Stimmung eines Gesprächs einschätzen und beispielsweise erkennen, ob eine Person eher zufrieden, neutral oder verärgert wirkt. Diese Einschätzung wird in der Gesprächszusammenfassung dokumentiert und hilft Ihnen bei der weiteren Bearbeitung.

Lässt sich der KI-Telefonassistent mit anderen Systemen verbinden?

Ja. Über APIs und Integrationen kann der KI-Telefonassistent mit bestehenden CRM-, Support- oder Vertriebssystemen verbunden werden.

Dazu gehören beispielsweise HubSpot, Salesforce oder Zendesk.

Darüber hinaus können Sie eigene Automatisierungen über Make oder n8n erstellen und Gesprächsdaten, Anliegen oder Kontaktdaten automatisch in Ihre bestehenden Prozesse übernehmen.

Wie sicher sind meine Daten?

Der Schutz Ihrer Unternehmensdaten hat für united-domains die höchste Priorität.

Der KI-Telefonassistent erfüllt die Anforderungen der DSGVO. Alle Daten werden nach europäischen Datenschutzstandards verarbeitet und sicher übertragen.

Zusätzlich erhalten Sie Hinweise zu notwendigen Anpassungen Ihrer Datenschutzerklärung.

Welcher Tarif eignet sich für mein Unternehmen?

Welcher Tarif am besten passt, hängt von Ihrem Anrufaufkommen und Ihren Anforderungen ab. Alle Tarife können 30 Tage kostenlos getestet werden und sind monatlich kündbar.

• Basis (45 €/Monat)

  Ideal für kleine Unternehmen mit bis zu 30 Anrufen pro Monat. Zusätzliche Anrufe werden transparent mit 0,49 € pro Anruf berechnet.

• Pro (75 €/Monat)

  Für wachsende Unternehmen mit bis zu 100 enthaltenen Anrufen, mehreren Weiterleitungszielen und Terminbuchungsfunktionen.

• Unlimited (105 €/Monat)

  Für Unternehmen mit hohem Anrufvolumen. Enthält unbegrenzte Anrufe ohne Zusatzkosten sowie erweiterte API-Integrationen.