FAQ

Welche rechtlichen Anforderungen gelten?

Für steuerrelevante geschäftliche E-Mails und Dokumente gelten in Deutschland gesetzliche Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten nach GoBD. Sie müssen vollständig, unveränderbar, im Originalformat und nachvollziehbar archiviert werden. Eine Ablage im Postfach, auf Festplatten oder in Cloud-Speichern reicht dafür nicht aus.

Wer ist für die Archivierung verantwortlich?

Zur rechtssicheren Archivierung verpflichtet sind Unternehmen jeder Größe sowie Freiberufler. Die Verantwortung für die Einhaltung der GoBD liegt bei der Geschäftsführung.

Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfrist hängt von der Art des Dokuments ab. Maßgeblich sind insbesondere HGB und AO. Ein geeignetes Archivierungssystem sollte Daten während der gesamten Frist sicher speichern und bei Bedarf exportierbar machen.

Worin liegt der Unterschied zwischen Archivierung und Backup?

Ein Backup dient der Wiederherstellung nach Datenverlust, etwa durch Fehler oder technische Schäden. Eine Archivierung dient dagegen der langfristigen, rechtssicheren und unveränderbaren Aufbewahrung von geschäftsrelevanten Daten. Beides ergänzt sich, ersetzt sich aber nicht.

Müssen alle E-Mails archiviert werden?

Nein. Archiviert werden müssen geschäfts- und steuerrelevante E-Mails, etwa Angebote, Rechnungen, Verträge oder Reklamationen. Nicht jede E-Mail darf archiviert werden — zum Beispiel private Nachrichten, interne sensible Kommunikation oder bestimmte personenbezogene Daten.

Was bedeutet GoBD?

GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie regeln, wie steuerrelevante digitale Unterlagen aufzubewahren sind. Verstöße können zu finanziellen und steuerlichen Nachteilen führen.

Wie archiviert man E-Mails rechtssicher und revisionssicher?

E-Mails müssen vollständig, originalgetreu, unveränderbar, manipulationssicher, maschinell lesbar und jederzeit verfügbar archiviert werden. Zugriffe und Änderungen müssen dokumentiert sein, und berechtigte Prüfer müssen im erforderlichen Umfang auf die Daten zugreifen können.