SMTP-Server mit einem Mann, der dabor steht und etwas anfasst
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Was ist ein SMTP-Server?

Wussten Sie, dass Ihre E-Mail nie auf direktem Weg an den gewünschten Empfänger gesendet wird? Jede Ihrer E-Mail-Nachrichten legt einen kurzen Zwischenstopp ein: Sie wird zuerst an einen SMTP-Server zugestellt, der die Nachricht dann an den Adressaten weiterleitet.

Konkret besteht die Aufgabe eines SMTP-Servers (auch SMTP-Relays) darin, E-Mail-Nachrichten vom Ausgangsserver entgegenzunehmen und an den gewünschten Ziel-Server weiterzuleiten. Und er definiert die Regeln für den Transport der E-Mail-Daten. Somit fungiert er als Verbindungsstück zwischen mehreren Servern: dem Postausgangsserver des Absenders, mindestens einem externen Weiterleitungsserver und dem Posteingangsserver des Empfängers.

Die Übertragung der ausgehenden E-Mails basiert dabei auf dem sogenannten SMTP-Protokoll (Simple Mail Transfer Protocol). Ohne dieses Protokoll wäre die korrekte Zustellung von Mails an Empfänger weltweit nahezu undenkbar: Es ermöglicht den E-Mail-Datenaustausch zwischen Computernetzen, damit eine E-Mail erfolgreich zugestellt werden kann. Oder anders ausgedrückt: Dank SMTP können Sender und Empfänger unterschiedlichste Software und Hardware zum Senden und Erhalten von elektronischen Nachrichten verwenden. 

Wie funktioniert ein SMTP-Server?

SMTP wird hauptsächlich für die Kommunikation zwischen verschiedenen Mail-Servern verwendet. Wenn Sie eine E-Mail senden, verwendet Ihre E-Mail-Anwendung SMTP, um die Nachricht an den Server Ihres E-Mail-Anbieters zu senden. Von dort aus wird die Nachricht über SMTP zu den Servern des Empfängers weitergeleitet.

   Tipp

SMTP vs. POP3/IMAP

Ihr E-Mail-Client nutzt das SMTP-Protokoll, um über den ausgehenden SMTP-Server Ihre Nachricht über das Internet zum Server des Empfängers zu versenden. Wenn Sie aber von anderen Personen E-Mails empfangen möchten, werden die Nachrichten mit den Protokollen IMAP (Internet Message Access Protocol) und POP3 (Post Office Protocol Version 3) vom eingehenden Server abgerufen und an Ihre E-Mail-Anwendung geschickt. Die klare Trennung von eingehenden (IMAP/POP3) und ausgehenden (SMTP) Mailservern optimiert den E-Mail-Verkehr und ermöglicht eine effiziente Kommunikation zwischen Absendern und Empfängern.

So funktioniert ein SMTP-Server:

  1. Sie schreiben eine Nachricht in Ihrem E-Mail-Programm. Welchen E-Mail-Client, z. B. Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Google Mail, Mailbird, Gmail usw., Sie nutzen, ist dabei egal. Sie klicken auf »Senden«.
  2. Ihr E-Mail-Programm stellt eine Verbindung zumAusgangsserver Ihres E-Mail-Anbieters her, dem SMTP-Server. Dafür ist eine Authentifizierung notwendig: Diese richten Sie in der Regel bei der erstmaligen Konfiguration Ihrer E-Mail-Anwendung mit Benutzername und Kennwort ein.
  3. Ihre Nachricht trifft bei Ihrem SMTP-Server ein. Dieser ermittelt jetzt den Ziel-Server über einen DNS-Server durch MTA-Software (Mail Transfer Agent). Der MTA leitet die Nachricht an den Empfänger weiter. Hier wird die E-Mail entweder als Ganzes (direkt) oder in einzelnen Datenpaketen auf den Weg geschickt.
  4. Der Ziel-Server setzt die E-Mail aus den Datenpaketen zusammen.
  5. Das E-Mail-Programm des Empfängers lädt die Nachricht über das POP3- oder IMAP-Protokoll herunter. Das heißt, der Empfänger bekommt die E-Mail in seinem Posteingang.

Welche Vorteile hat ein SMTP-Server?

Es lohnt sich immer, den SMTP-Server in der E-Mail-Anwendung richtig zu konfigurieren:

  • Zuverlässige E-Mail-Zustellung: SMTP-Server sind dafür verantwortlich, dass sie E-Mails korrekt, vollständig und schnell an die Empfänger weiterleiten.
  • Höhere Sicherheit: SMTP-Server unterstützen verschiedene Sicherheitsprotokolle wie SSL und TLS, um die E-Mails während der Übertragung zu schützen.
  • Hohe Kompatibilität: Da fast alle E-Mail-Clients und Anwendungen SMTP unterstützen, können Sie Ihre E-Mails von jedem beliebigen elektronischen Gerät aus versenden.
  • Ideal für das E-Mail-Marketing: SMTP-Server können eine riesige Anzahl von E-Mails gleichzeitig versenden, ohne dass die Nachrichten als Spam markiert werden. Im E-Mail-Marketing ist deshalb zum Senden von Marketing-Kampagnen per E-Mail ein SMTP-Server unerlässlich.
  • Integration mit anderen Diensten: Viele E-Mail-Anbieter bieten praktischerweise weitere Services an, wie Kalender, Kontakte und Aufgabenmanagement, die mit SMTP-Servern integriert sind.

Wo finde ich den SMTP-Server?

Welcher SMTP-Server ist für den Versand Ihrer E-Mails zuständig? Das hängt ganz davon ab, welchen E-Mail-Anbieter oder Provider Sie nutzen. Die Adresse des SMTP-Servers finden Sie beispielsweise auf der Website im Info- oder Support-Bereich. Sie können die Adresse auch in den Einstellungen Ihrer E-Mail-Anwendung finden.

Allgemeine SMTP-Einstellungen im E-Mail-Client

Wenn Sie Ihren E-Mail-Client konfigurieren, sollten Sie auch diese SMTP-Einstellungen festlegen:

  1. SMTP-Server-Adresse: Die SMTP-Serveradresse besteht in der Regel aus der Abkürzung SMTP, dem Namen des Anbieters oder der Domain und einer Domain-Endung: smtp.anbieter.com. Beispielsweise lautet die SMTP-Serveradresse von united-domains »smtps.udag.de«.
  2. SMTP-Port: Mit einem korrekt ausgewählten SMTP-Port wird sichergestellt, dass die E-Mail-Daten an den richtigen Empfänger gesendet werden.
  3. Verschlüsselung: Einige E-Mail-Anbieter erfordern eine sichere Verbindung über SSL oder TLS. Wählen Sie die entsprechende Verschlüsselungsoption aus, abhängig von den Anforderungen Ihres E-Mail-Anbieters. Das ist in der Regel SSL, TLS oder STARTTLS sein.
  4. Authentifizierung: Sie müssen außerdem Ihre Anmeldedaten (Benutzername und Kennwort) eintippen, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Benutzer den SMTP-Server verwenden. Der Benutzername ist meistens die E-Mail-Adresse.
   Hinweis

Einige weitere bekannte SMTP-Server-Adressen sind:

  • Für iCloud Mail lautet die Adresse »mail.me.com« (SSL; Port 587).
  • Die SMTP-Serveradresse für Office 365 ist »office365.com« (STARTTLS; Port 587).
  • Die Server-Adresse für Gmail heißt »gmail.com« (SMTP-Port 465 (SSL).
  • Bei Web.de wird »web.de« (mit SMTP-Port 587) verwendet.

SMTP-Einstellungen eingeben und SMTP aktivieren

Wie können Sie SMTP aktivieren und was müssen Sie dazu eingeben? Um die SMTP-Einstellungen erstmalig einzurichten oder zu ändern, nehmen Sie die Einstellungen in Ihrem E-Mail-Client vor. Detaillierte Anweisungen finden Sie in der jeweiligen Dokumentation oder Hilfe zu Ihrem E-Mail-Programm.

Die Einstellungen für den SMTP-Server in Outlook 365 legen Sie so fest:

  1. Öffnen Sie Microsoft Office und klicken Sie auf »Datei«.
  2. Wählen Sie direkt unter der Überschrift »Kontoinformationen« in der Dropdown-Liste die gewünschte E-Mail-Adresse aus.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche »Kontoeinstellungen« und wählen Sie »Servereinstellungen« aus.
  4. Erweitern Sie im Dialogfeld den Abschnitt »Ausgehende E-Mail«.
  5. Geben Sie die Server-Adresse und die Port-Nummer ein.
  6. Wählen Sie dann aus, welche Verschlüsselungsmethode verwendet werden soll und ob eine Authentifizierung erforderlich ist.
  7. Klicken Sie zum Abschließen und Speichern der Einstellungen auf »Weiter«.

Die Einstellungen für den SMTP-Server in Thunderbird legen Sie so fest:

  1. Klicken Sie in Mozilla Thunderbird auf  »Extras« und »Konten-Einstellungen«.
  2. Klicken Sie dann auf die Option »Postausgangs-Server (SMTP) «.
  3. Geben Sie mithilfe der Schaltfläche »Hinzufügen« die Adresse des Postausgangsservers und die Port-Nummer ein. Wählen Sie unter »Verbindungssicherheit« eine sichere Verbindung aus.
  4. Im Abschnitt »Sicherheit und Authentifizierung« legen Sie die gewünschte Authentifizierungsmethode fest.
  5. Klicken Sie anschließend auf »OK«.

Die SMTP-Einstellungen für iCloud Mail von Apple legen Sie so fest:

  1. Klicken Sie in der App »Mail« auf »Mail« und »Einstellungen«.
  2. Wählen Sie dann »Accounts« und »Servereinstellungen« aus.
  3. Daraufhin wird das Menü »Account für ausgehende E-Mails« angezeigt. Wählen Sie jetzt die Option »SMTP-Serverliste bearbeiten« aus.
  4. Mit den Schaltflächen »Hinzufügen« fügen Sie den gewünschten Server hinzu.
  5. Geben Sie in den Servereinstellungen den Benutzernamen, das Kennwort und unter »Hostname« den Mailserver-Namen ein.
  6. In den erweiterten Einstellungen können Sie festlegen, ob Sie ein TLS-Zertifikat verwenden und eine Authentifizierung zulassen möchten.

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