Wird man per E-Mail im Urlaub kontaktiert, gebietet die geschäftliche Netiquette eine kurze Antwort. Unternehmensintern und privat kann dieser Hinweis kurz ausfallen – wie ein Tweet für die Betreffzeile:
Bin bis 1.10.2023 im Urlaub. EOM[1]
Geschäftspartner und Kunden sollten Sie ausführlicher informieren.
1. Betreff
In der Betreffzeile können Sie die Antwort bestens anhand der gebräuchlichen Schlagworte wie Abwesenheitsbenachrichtigung, Abwesenheitsnachricht oder Abwesenheitsnotiz kennzeichnen. Je nach Bedarf auch zweisprachig kombiniert mit out of office bzw. vacation notice, autoreply, autoresponder oder away message.
2. Inhalt
Der Inhalt der Abwesenheitsnotiz variiert wenig und beinhaltet den Abwesenheitszeitraum, benennt eine Vertretung und beliefert den Absender mit den Kontaktdaten der Vertretung für wichtige Fälle.
Klärend ist die Angabe, was mit der empfangenen Nachricht des Urlaubers passiert, also ob die Nachricht weitergeleitet wird, bearbeitet wird oder unbearbeitet bleibt und ob der Absender sie nach der Rückkehr des Empfängers erneut verschicken soll. Die letzte Variante wird zunehmend beliebter und führt dazu, dass der Urlauber sich nach seiner Rückkehr nicht vergeblich in eine Anfrage vertieft, die längst geklärt ist.
Für eine Abwesenheitsnotiz sollten Sie sich kurz und klar fassen. Die Abwesenheitsnotiz sollte keine Fragen aufwerfen. Die Information »Mails werden abgerufen« lässt die Frage offen, ob oder mit welcher Verzögerung die Nachricht beantwortet wird.
Beispiel einer zweisprachigen Abwesenheitsnotiz (Deutsch/Englisch)
Unsere Vorlage für eine Abwesenheitsnotiz, die alle wesentlichen Informationen enthält:
| Deutsch | Englisch |
| Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis TAG, den TT.MM.YYYY nicht über diese E-Mail-Adresse erreichbar. Ihre Nachricht wird nicht bearbeitet oder weitergeleitet. Bitte kontaktieren Sie in dringenden Fällen VORNAME NACHNAME unter NACHNAME@DOMAIN.TLD oder telefonisch unter 089 123456–78. | Thank you for contacting me. I’m out of the office and will be back on 1 September 2023. Your message will not be processed or forwarded. For immediate assistance please contact FIRSTNAME LASTNAME at NAME@DOMAIN.TLD or +49 89 123456–78. |
| Alternative Formulierung für eine Antwort nach dem Urlaub: | |
| Ich melde mich umgehend nach meiner Rückkehr am 1.10.2023 bei Ihnen. | I will get back to you immediately upon my return on 1 October 2023. |
Abwesenheitsnotiz einrichten
Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie eine Abwesenheitsnotiz für Ihren E-Mail-Account bei united-domains einrichten können.
E-Mail Administratoren
Für Administratoren eines Mail-Servers sind zusätzlich Punkte wichtig. So sollte eine Abwesenheitsbenachrichtigung innerhalb eines Zeitraums von sieben Tagen nicht nochmals an den gleichen Empfänger verschickt werden. Genaue Anweisungen finden Sie in der RFC3834.
Kritisch wird es dann, wenn sich E-Mail-Schleifen (mail loops) bilden und nicht gestoppt werden. So kann innerhalb weniger Minuten der komplette E-Mail-Speicherplatz voll laufen.
Fehler
Die richtige Schreibeweise für elektronische Nachricht:
- falsch: eMail (Deutsch)
- richtig: E-Mail (Deutsch)
- richtig: e-mail oder email (Englisch)
- End of message oder kurz EOM bezeichnet das Ende einer Nachricht. Der Absender hat also keinen weiteren Text geschrieben und der Empfänger muss die Nachricht nicht öffnen. ↩