Wird man per E-Mail im Urlaub kontaktiert, gebietet die geschäftliche Netiquette eine kurze Antwort. Unternehmensintern und privat kann dieser Hinweis kurz ausfallen – wie ein Tweet für die Betreffzeile:
Bin bis 1.10.2020 im Urlaub. EOM[1]
Geschäftspartner und Kunden sollten Sie ausführlicher informieren. In der Betreffzeile können Sie die Antwort bestens anhand der gebräuchlichen Schlagworte wie Abwesenheitsbenachrichtigung, Abwesenheitsnachricht oder Abwesenheitsnotiz kennzeichnen. Je nach nach Bedarf auch zweisprachig kombiniert mit out of office bzw. vacation notice, autoreply, autoresponder oder away message.
Der Inhalt der Abwesenheitsnotiz variiert wenig und beinhaltet den Abwesenheitszeitraum, benennt eine Vertretung und beliefert den Absender mit den Kontaktdaten der Vertretung für wichtige Fälle. Klärend ist die Angabe, was mit der empfangenen Nachricht des Urlaubers passiert, also ob die Nachricht weitergeleitet wird, bearbeitet wird oder unbearbeitet bleibt und ob der Absender sie nach der Rückkehr des Empfängers erneut verschicken soll. Die letzte Variante wird zunehmend beliebter und führt dazu, dass der Urlauber sich nach seiner Rückkehr nicht vergeblich in eine Anfrage vertieft, die längst geklärt ist.
Für eine Abwesenheitsnotiz sollten Sie sich kurz und klar fassen. Die Abwesenheitsnotiz sollte keine Fragen aufwerfen. Die Information «Mails werden abgerufen» lässt die Frage offen, ob oder mit welcher Verzögerung die Nachricht beantwortet wird. «Ich melde mich umgehend nach meiner Rückkehr am 1.10.2020 bei Ihnen» präzisiert den Zeitraum der Antwort ausreichend.
Beispiel einer zweisprachigen Anwesenheitsnotiz (deutsch/englisch)
Unsere Vorlage für eine Abwesenheitsnotiz, die alle wichtigen Informationen enthält:
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis TAG, den TT.MM.YYYY nicht über diese E-Mail-Adresse erreichbar. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. Bitte kontaktieren Sie in dringenden Fällen VORNAME NACHNAME unter NACHNAME@DOMAIN.TLD oder telefonisch unter 089 123456–78.
Mit dem englischen Zusatz zur Abwesenheitsnotiz (away message):
Thank you for contacting me. I’m out of the office and will be back on (e.g.: 1 September 2020). Your e-mail won’t be forwarded. For immediate assistance please contact FIRSTNAME LASTNAME at NAME@DOMAIN.TLD or +49 89 123456–78.
Abwesenheitsnotiz einrichten
Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie eine Abwesenheitsnotiz für Ihren E-Mail-Account bei united-domains einrichten können.
E-Mail Administratoren
Für Administratoren eines Mail-Servers sind zusätzlich Punkte wichtig. So sollte eine Abwesenheitsbenachrichtigung innerhalb eines Zeitraums von sieben Tagen nicht nochmals an den gleichen Empfänger verschickt werden. Genaue Anweisungen finden Sie in der RFC3834.
Kritisch wird es dann, wenn sich E-Mail-Schleifen (mail loops) bilden und nicht gestoppt werden. So kann innerhalb weniger Minuten der komplette E-Mail-Speicherplatz voll laufen. Goethes Zauberlehrling[2] musste hier schon als Analogie für eine unerwünschte Mailvervielfachung herhalten: der so genannte sorcerer’s apprentice mode.
Fehler
Die richtige Schreibeweise für elektronische Nachricht:
- falsch: eMail (Deutsch)
- richtig: E-Mail (Deutsch)
- richtig: e-mail oder email (Englisch)
Neben Rechtschreibfehlern schleichen sich auch Prozessfehler für automatisierte Antworten ein. Plant jemand seine E-Mail-Adresse auf einen neue E-Mail-Adresse umzustellen, reicht es nicht, alle Versender an die alte E-Mail-Adresse auf die neue Adresse hinzuweisen und zu bitten, die Adresse auszutauschen. Was bei Freunden noch funktioniert, scheitert bei Diensten verschiedener Unternehmen, bei der die alte Adresse hinterlegt ist. Viele Anbieter antworten an die alte Adresse und weisen darauf hin, die Adresse aus Sicherheitsgründen selbst zu ändern. Überprüft der Inhaber nach Einrichtung seiner Abwesenheitsnotiz nicht regelmäßig seinen alten E-Mail-Account, läuft er in Gefahr, wichtige Nachrichten zu verpassen. Der User sollte daher alle wichtigen Accounts mit seiner neuen Adresse aktualisieren. Passwortspeicher helfen alle angelegten Benutzerkonten zu überblicken. Der Umstieg auf eine eigene Domain mit eigener E-Mail-Adresse führt dazu, dass sich die E-Mail-Adresse nicht ändert, wenn der E-Mail-Anbieter seine Bedingungen ändert oder seinen Dienst sogar einstellt, so wie bei der Deutschen Post AG mit dem ePost-Angebot im Jahre 2004 geschehen.