Sie erhalten Ihren Arbeitsvertrag per E-Mail. Nach dem Ausdrucken unterschreiben Sie den Vertrag manuell. Anschließend scannen Sie das unterzeichnete Dokument ein und senden es per E-Mail zurück. Zusätzlich schicken Sie den Vertrag auf dem Postweg zurück, da eine handschriftliche Unterschrift für die Rechtsgültigkeit erforderlich ist. Doch es geht auch einfacher und sicherer: mit einer digitalen Signatur. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist eine rechtssichere Alternative zur herkömmlichen Unterschrift.
- Welche Arten der digitalen Signatur gibt es?
- Wo werden digitale Signaturen eingesetzt?
- Die Vorteile digitaler Signaturen
- Wie bekommen Sie eine qualifizierte elektronische Signatur?
- Wie können Sie eine digitale Unterschrift erstellen und einfügen?
- In Outlook digitale Signaturen verwenden und E-Mails digital signieren
Eine digitale Signatur ist eine Art der elektronischen Signatur. Sie dient dazu, elektronische Dokumente digital zu unterschreiben. So ist es einfacher, Verträge rechtsgültig abzuschließen und Behördengänge online zu erledigen. Es gibt mehrere Arten von digitalen Signaturen mit verschiedenen Sicherheitsstandards. Die qualifizierte elektronische Signatur hat die höchste Beweiskraft und Rechtswirkung: Sie ist eindeutig, fälschungssicher und überprüfbar.
Welche Arten der digitalen Signatur gibt es?
Je nachdem, welches Dokument Sie unterschreiben, gibt es verschiedene Anforderungen, die für digitale Signaturen gelten. Hier ein Überblick:
Einfache elektronische Signatur (EES)
Für formlose Vereinbarungen wie Aufträge und Bestellungen gibt es keine strengen gesetzlichen Vorschriften, wie diese unterschrieben werden müssen. Hier genügen zum Beispiel eingescannte Unterschriften, die als Grafiken in Dokumenten eingefügt werden. Auch die Unterschrift auf dem Scanner des Postboten ist eine einfache elektronische Signatur. Allerdings ist diese Art digitaler Signatur wenig sicher und kann vom Empfänger nicht auf seine Echtheit überprüft werden.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
Unter anderem können Mietverträge mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur rechtsgültig unterschrieben werden. Diese Signatur wird elektronisch erstellt, kann bei Bedarf verschlüsselt werden und ermöglicht die eindeutige Zuordnung und Identifikation des Unterzeichners. Verwendet werden dazu Geräte wie der eigene Computer oder das Smartphone, auf die nur autorisiere Personen Zugriff haben. Manipulationen sind erkennbar, da die Signatur mit den unterzeichneten Daten verbunden ist.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Wenn Sie Arbeits- und Kreditverträge sowie behördliche Dokumente elektronisch unterschreiben möchten, benötigen Sie eine qualifizierte elektronische Signatur. Nur sie besitzt die gleiche rechtliche Gültigkeit wie die persönliche Unterschrift auf Papier. Alle qualifizierten elektronischen Signaturen sind verschlüsselt. Ihre Authentizität wird durch ein Zertifikat einer anerkannten Zertifizierungsstelle bestätigt. Die Identität des Signaturinhabers wird von einem Vertrauensdiensteanbieter bestätigt. So können Empfänger die Echtheit des Senders prüfen. Die Verschlüsselung sorgt dafür, dass das signierte Dokument nach dem Unterschreiben nicht bearbeitet werden kann. Auch kann die Signatur nicht auf ein anderes Dokument übertragen werden.
Die qualifizierte elektronische Signatur ist eher ein juristisches Konzept, da sie der handschriftlichen Unterschrift auf Papier gleichkommt. Im Gegensatz dazu ist die digitale Signatur ein mathematisches Kryptografieverfahren (Algorithmus). Sie sorgt für die Integrität und Authentizität von signierten Dateien. Dazu wird ein Schlüsselpaar verwendet, und zwar aus einem privaten Schlüssel (Private Key) und einem öffentlichen Schlüssel (Public Key).
Wo werden digitale Signaturen eingesetzt?
Digitale Signaturen finden in verschiedenen Bereichen Anwendung, insbesondere wenn digitale Prozesse abgewickelt werden und hohe Anforderungen an sichere Übertragung (Verschlüsselung) und Datenintegrität bestehen:
- Behörden und öffentlichen Einrichtungen: Digitale Signaturen werden unter anderem bei Förderanträgen, Baugenehmigungen oder Ausschreibungen verwendet. Werden Steuererklärungen über ELSTER eingereicht, müssen sie vorher elektronisch unterzeichnet werden.
- Gesundheitswesen: Zu den typischen Dokumenten, für die Sie online eine Unterschrift erstellen können, gehören Krankenkassenabrechnungen, Rezepte, OP-Einwilligungserklärungen oder Entlassungsbriefe.
- Wirtschaft: Rechnungen im PDF-Format lassen sich bequem online unterschreiben. Bei Arbeitsverträgen ist aber nur eine qualifizierte elektronische Signatur zulässig.
Wichtig: Überall dort, wo der Gesetzgeber die Schriftform verlangt, ist die Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur zwingend erforderlich!
Die Vorteile digitaler Signaturen
Hoher Schutz vor Rechnungsbetrug: Rechnungen werden heute meistens nur noch als PDF-Dateien per E-Mail verschickt. Bei unverschlüsselten E-Mails und manuell unterschriebenen Dokumenten besteht das Risiko, das Ihre Nachrichten von Betrügern abgefangen werden können. Cyberkriminelle könnten beispielsweise Ihre PDF-Rechnung nachträglich manipulieren, z. B. die IBAN-Nummer austauschen, um den Betrag auf ein anderes Konto umzuleiten. Die qualifizierte elektronische Signatur verhindert aber nachträgliche Änderungen an Dokumenten.
Schutz vor Phishing-Nachrichten: Betrug in Form von Phishing mit gefälschten Rechnungen sind weit verbreitet. Die E-Mail sieht authentisch aus und scheint vom angeblichen Absender zu stammen. Das Logo ist täuschend echt, die Adressdaten richtig und der E-Mail-Text frei von Fehlern. Und doch ist die Rechnung im Anhang nicht echt. Eine digital unterzeichnete Rechnung schafft mehr Sicherheit, denn sie ist fälschungssicher.
Für Unternehmen: Phishing-Seiten entfernen lassen
- Website Takedown: Die Aufforderung an den Provider oder eine Suchmaschine, den Zugang zu problematischen Website-Inhalten und/oder Mail-Servern zu entfernen.
- Cease & Desist (Unterlassungserklärungen): Ziel ist es, eine freiwillige Abschaltung zu erwirken.
- Alternative Streitbeilegungsverfahren für Domains: Diese standardisierten Verfahren bestehen im Wesentlichen aus UDRP (Uniform Domain-Name Dispute-Resolution Policy) und URS (Uniform Rapid Suspension System). So kann der Beschwerdeführer im Erfolgsfall eine Domain auf sich übertragen oder diese suspendieren lassen.
Unser Partner MSA verfügt über umfangreiche Erfahrung in all diesen Maßnahmen. Die Experten von MSA stehen unseren Unternehmenskunden zur Seite und sorgen dafür, dass die Durchführung der Maßnahmen möglichst einfach und erfolgreich abläuft.
Hohe Zeitersparnis und wenig Aufwand: Digitale Signaturen sparen Zeit und beschleunigen vor allem Prüf- und Freigabeprozesse und das Erstellen von Rechnungen. Papierdokumente müssen nicht mehr ausgedruckt, manuell unterschrieben, wieder eingescannt und archiviert werden.
Wie bekommen Sie eine qualifizierte elektronische Signatur?
Um eine qualifizierte elektronische Signatur zu erstellen, benötigen Sie eine Signaturkarte, eine Signaturerstellungseinheit und einen Zertifizierungsdienst-Anbieter. Die Signatur wird erst durch das Zertifikat des Dienstleisters zur qualifizierten elektronischen Signatur. Es gibt zwei Möglichkeiten, eine qualifizierte elektronische Signatur zu erstellen:
- Als vor-Ort-Lösung: Die erforderliche Hardware und Software sind auf Ihrem Computer installiert. Der Zertifizierungsdienst-Anbieter stellt Ihnen das Kartenlesegerät und die Signaturkarte zur Verfügung.
- Als Cloud-Lösung: Die Zertifikate sind verschlüsselt auf einem externen Server gespeichert. Die qualifizierte elektronische Signatur wird von einem qualifizierten Zertifizierungsdienst remote verwaltet.
Gehen Sie dann wie folgt vor:
- Wählen Sie einen Zertifizierungsdienst aus und registrieren Sie sich dort.
- Erwerben Sie die notwendige Hardware, wie Kartenlesegerät und Signaturkarte, und Software für die qualifizierte elektronische Signatur.
- Fügen Sie Ihre digitale Unterschrift auf Ihrem Dokument ein.
- Identifizieren Sie sich eindeutig, z. B. durch das PostIdent-Verfahren, mit der Signaturkarte oder dem SMS-TAN-Verfahren, damit ein qualifiziertes Zertifikat ausgestellt werden kann.
Wie können Sie eine digitale Unterschrift erstellen und einfügen?
- Öffnen Sie das gewünschte Dokument, z. B. Microsoft Office.
- Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf »Datei« > »Informationen«.
- Wählen Sie die Option »Dokument schützen« und dann »Digitale Signatur hinzufügen« aus.
- Fügen Sie Ihre Unterschrift hinzu und klicken Sie auf »OK«.
- Geben Sie im Feld »Signieren“ > »Zweck der Signierung dieses Dokuments« den Zweck Ihrer Unterschrift ein.
- Klicken Sie schließlich auf »Signieren«.
Was kostet eine digitale Signatur?
Die Kosten für eine qualifizierte elektronische Signatur variieren je nach Anbieter. Als grobe Richtlinie: Ein Kartenlesegerät, eine Signaturkarte und ein Zertifikat für eine qualifizierte elektronische Signatur mit einer 3-jährigen Gültigkeit kosten in der Regel zwischen 120 und 160 Euro.
In Outlook digitale Signaturen verwenden und E-Mails digital signieren
Qualifizierte elektronische Signaturen gelten rechtlich wie handschriftliche Unterschriften und werden daher nur in Dokumenten und nicht in E-Mails verwendet. Die digitalen Signaturen, die manchmal in E-Mails enthalten sind, sind eine Art Briefsiegel.
Aber Sie können Ihre E-Mail digital signieren, um dem Empfänger zu zeigen, dass der Inhalt von Ihnen und nicht von einem Betrüger unterschrieben wurde. So schützen Sie sich vor Phishing-Nachrichten, die betrügerische Links enthalten. Die digitale Signatur enthält Ihr Zertifikat und Ihren öffentlichen Schlüssel von Ihrer digitalen ID. Damit bestätigen Sie dem Empfänger, dass der Inhalt während der Übertragung nicht verändert wurde. Für zusätzlichen Datenschutz besteht auch die Möglichkeit, Ihre E-Mail-Nachricht zu verschlüsseln.